Konteks MANAJEMEN PROYEK DAN RESIKO

Konteks Manajemen Proyek & TI

  NAMA KEL             :  HERDYNANSYAH  (24114939)

                             LEPRANDO  (26114038)

                                                        LUTHFI ERZANI ATMAJA  (26114189)

  

3kb02

Konteks Manajemen Proyek & TI

1.     Gambaran Sistem Manajamen Proyek

Manajemen merupakan proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari orga­nisasi dilibatkan untuk memelihara, mengembangkan, mengendalikan, dan menjalankan program-program, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung menerus seiring dehgan berjalannya waktu. Supaya proses manajemen dapat berlangsung sangkil dan mangkus diperlukan sistem serta struktur organisasi yang memadai dengan program yang berorientasi pada tercapainya sasaran. Organisasi berfungsi sebagai wahana untuk menuangkan konsep atau karya-karya manajerial dari individu-individu yang terlibat dalam mengemban tanggung jawab manajemen. Manajemen dapat dipandang sebagai suatu rangkaian beberapa tanggung jawab fungsional yang berhubungan erat satu sama lain dan secara keseluruhan membentuk jaringan kerja yang teratur serta sistematis. Jaringan kerja tersebut jangan sekali-kali ditafsirkan hanya sebagai gabungan satuan-satuan atau tahapan kegiatan yang terpisah, tetapi keseluruhannya merupakan suatu set atau kesatuan interaksi kegiatan-kegiatan. Untuk tujuan analisis ataupun menguraikannya, tentunya dapat saja dicuplik fungsi tertentu dari set, tetapi harus dengan selalu mengingat bahwa sesuatu kegiatan pada fungsi tertentu mempunyai hubungan dan berdampak terhadap satu atau lebih fungsi lainnya.

Pada umumnya yang ditetapkan sebagai fungsi-fungsi pokok dalam manajemen adalah merencanakan, mengorganisasikan, dan mengendalikan. Sedangkan fungsi-fungsi manajerial penting lainnya, yaitu: memimpin, mengerahkan, mengarahkan, mengaktifkan, memberi contoh, membangun motivasi, mengkoordinasikan, mengkomunikasikan, dan yang tidak kalah penting adalah pengambilan keputusan. Penekanan kepada mana yang lebih penting dari fungsi-fungsi tersebut amat tergantung pada permasalahan spesifik yang dihadapi oleh para manajer dalam mengemban tugas-tugasnya. Akan tetapi bagaimanapun bentuk per-masalahan yang dihadapi, konsep manajemen sebagai suatu set keseluruhan tanggung jawabfungsional yang ditunjukkan melalui kinerja para manajer akan lebih menonjol dan bersifat kekal. Sebagaimana layaknya suatu proses, apabila ke dalamnya diberikan masukan-masukan(input) secukupnya diharapkan manajemen dapat menghasilkan keluaran-keluaran (output),yaitu tercapainya tujuan ataupun sasaran sebagaimana yang ditetapkan, lihat (Gambar Bagan Proses Manajemen). Sebagai masukan ke dalam proses manajemen adalah bermacam sumber daya, keterampilan ataupun kekayaan lainnya termasuk manusia atau tenaga kerja, material (bahan), modal (dana), mesin-mesin (alat), dan metode-metode kerja. Proses manajemen harus mampu me­nunjukkan kinerja yang sangkil serta mangkus. Kesangkilan menyangkut hubungan antara masukan dan keluaran, dalam arti berlangsung peningkatan efisiensi di dalam proses. Sedang mangkus berkaitan dengan pencapaian tujuan, dalam arti jika manajemen berhasil mencapai tujuannya berarti mereka berdaya guna. Seorang pakar manajemen, Peter F.Drucker, meng­artikan kesangkilan sebagai melakukan pekerjaan dengan benar, sedangkan mangkus diartikan sebagai melakukan pekerjaan yang benar. Sehingga selama menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, manajer harus berusaha untuk selalu mengupayakan hasil mangkus dan sangkil yang semaksimal mungkin.

Sebagai dasar dan landasan utama dalam melaksanakan tugas manajemen pada setiap jenjang dari berbagai bentuk bidang usaha, harus mampu mengupayakan dan menciptakan suatu lingkungan kerja bagi segenap individu yang terlibat dengan cara membentuk semangat kerjasama dalam suatu grup kerja atau Tim Kerja. Sehingga masing-masing dapat menyelesai­kan tugas demi untuk pencapaian sasaran bersama seperti apa yang telah disepakati. Atau dengan kata lain, para manajer dalam melaksanakan tugasnya mengemban tanggung jawab untuk berupaya agar masing-masing individu dapat memberikan andil sepenuhnya secara mangkus dalam rangka mencapai sasaran organisasi dengan didasarkan pada semangat Tim Kerja. Termasuk upaya menciptakan suasana lingkungan dalam satu kesatuan Tim Kerja adalah menanamkan semangat untuk selalu secara bersama-sama memelihara dan melestari­kan cita-cita para manajer baik secara logis maupun moral, demi dapat tercapainya segenap sasaran organisasi.

Dari kesemua uraian di atas, dapatlah dipakai suatu penyederhanaan pemahaman bahwa manajemen merupakan proses penggunaan sumber daya secara sangkil dan mangkus untuk mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Dengan demikian seorang manajer dari jenjang manapun, macam bidang usaha apapun, dari perusahaan skala kecil maupun besar

Gambar Bagan Proses Manajemen

tugas utamanya adalah mengelola bagian organisasi yang menjadi tanggung jawabnya agar berjalan sesuai dengan rencana sehingga dapat: (1) mencapai tujuan organisasi dengan meng­gunakan sesedikit mungkin masukan sumber daya, sejak dari yang berbentuk modal (dana), material (bahan), usaha (kegiatan), waktu, sampai yang berwujud ketidakpuasan manusiawi atas keadaan yang ada, ataupun (2) membawakan tugasnya untuk mencapai tujuan organisasi semaksimal mungkin berdasarkan pada sumber daya yang tersedia.

Proyek dengan segala ilmu pengetahuan dan teknologi yang dilibatkan di dalamnya me­rupakan salah satu upaya manusia dalam rangka membangun kehidupannya. Sesuatu proyek merupakan upaya dengan mengerahkan sumber daya yang tersedia, yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran, dan harapan penting tertentu. Proyek harus diselesaikan dalam jangka waktu terbatas sesuai dengan kesepakatan. Sebuah proyek terdiri dari urutan dan rangkaian kegiatan panjang dan dimulai sejak dituangkannya gagasan, direncanakan, kemudian dilaksanakan, sampai benar-benar memberikan hasil-hasil yang sesuai dengan peren­canaannya. Sehingga pelaksanaan proyek pada  umumnya merupakan rangkaian mekanisme tugas dan kegiatan kompleks, membentuk saling ketergantungan, dan mengandung berbagai permasalahan tersendiri. Dengan demikian rangkaian mekanisme kegiatan-kegiatan di dalam proyek akan membentuk kesatuan sistem manajemen. Semakin kompleks mekanismenya, sudah barang tentu semakin beraneka pula permasalahan yang harus dihadapi. Apabila tidak ditangani dengan benar, berbagai permasalahan tersebut akan mengakibatkan munculnya berbagai dampak negatif yang pada akhirnya bermuara pada kegagalan dalam mencapai tujuan dan sasaran yang dicita-citakan.

Pengertian sistem manajemen adalah sebagai suatu set yang terdiri atas susunan terpadu dari konsep-konsep, dasar-dasar pengertian, atau teknik-teknik penanganan yang berkaitan dengan manajemen. Sehingga konsep sistem manajemen proyek dapat diartikan sebagai penataan serta pengorganisasian atas faktor-faktor yang berpengaruh terhadap keberhasilan manajemen proyek. Sistem manajemen proyek disusun dan dijabarkan menjadi seperangkat pengertian, pedoman, alat-alat, dan petunjuk tata cara pelaksanaan, sehingga mampu menghubungkan kesenjangan persepsi, membangun kesamaan bahasa, serta mampu mewujudkan suatu bentuk kerjasama dan koordinasi di antara satuan organisasi pelaksananya. Mengingat kegiatan-kegiatan individual di dalam proyek membentuk hubungan saling ketergantungan kompleks, perlu selalu ditumbuhkan keserasian hubungan kerja yang mangkus di antara para pelaksananya. Hal tersebut mengingat pula bahwa para pelaksana terdiri dari individu-individu yang berasal dari berbagai satuan dan jenjang organisasi. Tingkat kekom­pakan pengertian dan kesadaran akan pentiiignya penerapan konsep hubungan kerja yang serasi satu sama lainnya sangat menentukan keberhasilan perencanaan dan pelaksanaan pro­yek, terutama pada jenjang pejabat kunci. Mereka harus dapat mewujudkan semangat kerja sama kokoh untuk mengkoordinasi dan mengendalikan pelaksanaan proyek sehingga mampu memberikan landasan kuat bagi keberhasilan proyek. Dengan demikian agar dapat menangani pelaksanaan proyek dengan baik atau paling tidak dapat memperkecil peluang timbulnya permasalahan, diperlukan pendekatan dengan menyusun suatu konsep Sistem Manajemen Proyek yang lengkap, kokoh, dan terpadu.

2.     Model Sistem Manajemen

1.      Definisi Model

Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model juga merupakan perwakilan sejumlah objek atau aktivitas yang disebut dengan entitas (entity). Biasanya manajer menggunakan model untuk memecahkan suatu masalah.

2.      Jenis-jenis Model

a.       Model Fisik

Adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik berukuran lebih kecil dari aslinya dan biasanya yang digunakan dalam dunia bisnis berupa prototype model baru. Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya investor pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahan dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan dengan produk akhir.

b.      Model Naratif

Adalah penggambarkan entitas secara lisan atau tulisan. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan model yang paling popular dan paling sering digunakan oleh pihak manajemen.

c.       Model Grafik

Adalah model yang mewakili entitasnya dengan menggunakan garis, simbol & bentuk dengan sedikit penjelasan naratif. Misalnya laporan keuangan ditambah dengan grafik berwarna untuk meperjelas, flowchart, DFD dalam pembuatan database

d.      Model Matematis

Adalah model yang disajikan dengan rumus matematika atau persamaan. Misalkan dalam perhitungan BEP (Break even point) menggunakan rumus BEP = TFC / P – C. keterangannya (BEP : Break Event Point, TFC : Total Fixed Cost, P : Price, C : Cost). Model ini seringkali digunakan manajemen untuk kegiatan bisnis, atau untuk prediksi, analisis dll. Karena model ini merupakan model dengan ketelitian tinggi, namun seringkali model ini juga tidak disukai karena disajikan dengan rumit. Sesuai dengan tingkat keperluannya saja maka model ini digunakan.

3.      Kegunaan Model

Terdapat tiga kegunaan model diantaranya :

a.       Mempermudah Pengertian

Suatu model pasti lebih sederhana daripada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan secara sederhana.

b.      Mempermudah Komunikasi

Suatu model digunakan karena pada umumnya setelah pemecahan masalah manajer akan mengkomunikasikan baik hasil maupun keputusan kepada pihak-pihak yang terhubung, maka model system sangat dugunakan agar mempermudah jalur komunikasinya.

c.       Memperkirakan Masa Depan

Khususnya dalam model matematika, model ini dapat memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan,namun tidak seratus persen akurat. Karena banyak data yang dimasukkan ke dalam model biasanya didasarkan atas berbagai asumsi, manajer juga harus menggunakan pertimbangan dan intuisi untuk mengevaluasi model.

4.      Model Sistem Umum

Model system umum adalah pendekatan yang dilakukan berdasarkan penggunaan komputer dalam bisnis, mencakup hal semua sistem informasi di segala jenis organisasi, dan sarana yang digunakan.

Model system umum terdiri dari system fisik dan sistem konseptual. Demikian akan dijelaskan sedikit mengenai kedua system ini.

a.       System Fisik

System fisik merupakan system yang terbuka yang berhubungan dengan lingkunganya, sering diibaratkan perusahaan mengubah sumberdaya (input) menjadi produk (output).

b.      System konseptual

System konseptual adalah sebagian sistem terbuka yang dapat mengendalikan operasinya sendiri. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut dinamakan lingkaran umpan balik, lingkaran ini menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian dan sebaliknya.

Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.

System lingkaran tersebut dibedakan menjadi 2 jenis yakni system lingkaran terbuka dan system lingkaran tertutup.

Sistem Lingkaran Terbuka adalah suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian. Perusahaan bisnis yang menggunakan konsep ini hanya sedikit. Perusahaan-perusahaan tersebut menggunakan sistem terbuka, tetapi umpan balik dan mekanise pengendaliannya tidak bekerja sebagaimana mestinya. Perusahaan itu mulai pada suatu jalan dan tidak pernah berganti arah. Jika perusahaan kehilangan kendali, tidak ada yang dilakukan untuk mengendalikan keseimbangan. Hasilnya adalah kehancuran sistem (kebangkrutan). Sedangkan

Sistem Lingkaran Tertutup adalah suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem tersebut dapat mengendalikan output-nya dengan membuat penyesuaian-penyesuaian pada input-nya.

3.     Pemahaman mengenai Organisasi dan struktur dasar organisasi serta pengaruhnya pada proyek

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaanya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran

Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini bukan berarti keanggotaan seumur hidup akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka meskipun pada saat mereka menjadi anggota orang-orang dalam organisasi berpatipasi secara relatif teratur. Struktur organisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.

Variabel struktur

a.       Ukuran (size):

·         Makin besar akan semakin komplek impersonal, semakin lugas , semakin sulit diarahkan, semakin sulit dipadukan

·         Ukuran menciptakan dilema

·         Tak ada yang tahu ukuran yang optimum

b.      Jumlah tingkatan hirarkhi:

·         Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan komunikasi vertikal

·         Sebaiknya tak terlalu banyak

·         Perhatikan efektivitas komunikasi

c.       Struktur kewenangan:

·         Orang-orang yang punya kewenangan membuat keputusan bagi organisasi

·         Siapa saja yang termasuk dalam struktur

·         Bila hanya satu orang bisa timbil kesulitan

·         Pendelegasian wewenang

d.      Struktur komunikasi:

·         Variabel yang terpenting

·         Dari puncak hirarkhi sampai ke paling bawah

·         Juga perlu diperhatikan komunikasi horisontal

e.       Struktur tugas:

·         Sama dengan struktur peranan

·         Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan kepada anggota-anggotanya

·         Apakah semua pekerjaan terbagi habis

·         Apakah semua anggota mendapat peranan

·         Apakah hanya orang tertentu saja yang berperan

f.       Struktur status dan prestis:

·         Apa yang diperoleh dari organisasi dengan pengorbanan yang diberikan

·         Apakah prestis (gengsi) seseorang akan naik dengan menjadi anggota organisasi

·         Apakah prestis terbagi secara merata

·         Apakah organisasi memiliki jenjang status yang terbuka bagi semua anggota

g.       Jarak psikologis:

·         Antara orang yang di puncak (pengambil keputusan) dan orang- orang di bawah (yang melakukan pekerjaan)

·         Komunikasi emosi antara orang-orang dalam hirarkhi

·         Menunjukkan kemudahan komunikasi vertikal effektif/tidak

4.     Komitmen Stakeholder dan Top Manajemen dalam Proyek TI

Stakeholder adalah orang-orang yang terkait dalam aktivitas proyek dan setiap stakeholder mempunyai komitmen untuk bekerja secara professional dan bertanggung jawab dalam setiap manajemen proyek kerja. Stakeholder termasuk tim proyek, manajer proyek, sponsor proyek, maupun user (pengguna).

5.     Phase dan siklus hidup proyek

Ada 6 tahap siklus hidup proyek yaitu: Model Water Fall, System Engineering, Over Lapping Phases, Prototyping, Joint Aplication Development, Herative Life Cycle. Berikut penjelasan secara detailnya:

a.       Model Water Fall

-          System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software

-          Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak / Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software

-          Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan di atas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding dimulai

-          Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding - Maintenance

-          Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah di ujicobakan 2. System Engineering

-          Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu

b.      System Engineering

Tahapannya dengan menggunakan OMT (Object Modelling Technique)

-          Model Objek

-          Model Dinamis

-          Model Fungsional

c.       Over Lapping Phases

-          Komunikasi pelanggan, yaitu tugas-tugas untuk membangun komunikasi antara pelanggan dan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan oleh pelanggan

-          Perencanaan, yaitu tugas-tugas untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yg berhubungan

-          Analisis Resiko, yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menaksir resiko manajemen dan teknis

-          Perekayasaan, yaitu tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari apikasi tersebut

-          Konstruksi dan peluncuran, yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang , dan memberi pelayanan kepada pemakai

-          Evaluasi Pelanggan, yaitu tugas-tugas untuk mendapatkan umpan balik dari pelanggan

d.      Prototyping

-          Pengumpulan kebutuhan. Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat

-          Membangun prototyping. Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output) 

-          Evaluasi protoptyping. Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan

-          Mengkodekan sistem. Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai

-          Menguji sistem. Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan

-          Evaluasi Sistem. Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan

-          Menggunakan sistem. Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan

e.       Joint Aplication Development 

-          Bussiness Modelling. Tahap ini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan informasi 

-          Data Modelling. Tahap aliran informasi yang sudah didefinisikan, disusun menjadi sekumpulan objek data

-          Process Modelling. Tahap dimana objek data yang sudah didefinisikan diubah menjadi aliran informasi yang diperlukan untukmenjalankan fungsi-fungsi bisnis

-          Aplication Generation. Tahap dimana menggunakan component program yang sudah ada atau membuat component yang bisa digunakan lagi

-          Testing and Turnover. Tahap pengujian sistem

f.       Herative Life Cycle

-          Perencanaan (Planning). Tujuan dari tahap perencanaan adalah untuk meng-hasilkan rencana kerja (work plan) formal untuk pengembangan sistem

-          Pendefinisian Knowledge (Knowledge Definition). Tujuan tahap ini adalah mendefiniskan kebutuhan knowledge dari sistem

-          Perancangan Knowledge (Knowledge Design). Tujuan tahap ini adalah menghasilkan rancangan rinci untuk sistem

-          Koding dan pengujian (Code and Checkout). Tahap ini menandakan dimulainya pemrograman

-          Verifikasi Knowledge (Knowledge Verification). Tahap ini bertujuan untuk menentukan ketepatan, kelengkapan, dan konsistensi sistem

-          Evaluasi sistem (System Evaluation). Tahap ini merupakan tahap akhir dari siklus dan bertujuan untuk menyimpulkan apa yang dipelajari dari rekomendasi untuk perbaikan dan peningkatan

6.     Siklus Hidup Produk

            Siklus hidup produk adalah suatu konsep penting yang memberikan pemahaman tentang dinamika kompetitif suatu produk. Seperti halnya dengan manusia, suatu produk juga memiliki siklus atau daur hidup. Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) ini yaitu suatu grafik yang menggambarkan riwayat produk sejak diperkenalkan ke pasar sampai dengan ditarik dari pasar . Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) ini merupakan konsep yang penting dalam pemasaran karena memberikan pemahaman yang mendalam mengenai dinamika bersaing suatu produk. Konsep ini dipopulerkan oleh levitt (1978) yang kemudian penggunaannya dikembangkan dan diperluas oleh para ahli lainnya

            Ada berbagai pendapatan mengenai tahap – tahap yang ada dalam Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) suatu produk. Ada yang menggolongkannya menjadi introduction, growth, maturity, decline dan termination. Sementara itu ada pula yang menyatakan bahwa keseluruhan tahap – tahap Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) terdiri dari introduction (pioneering), rapid growth (market acceptance), slow growth (turbulance), maturity (saturation), dan decline (obsolescence). Meskipun demikian pada umumnya yang digunakan adalah penggolongan ke dalam empat tahap, yaitu introduction, growth, maturity dan decline

Menurut Basu Swastha (1984:127-132), daur hidup produk itu di bagi menjadi empat tahap, yaitu:

-          Tahap perkenalan (introduction)

Pada tahap ini, barang mulai dipasarkan dalam jumlah yang besar walaupun volume penjualannya belum tinggi. Barang yang di jual umumnya barang baru (betul-betul baru) Karena masih berada pada tahap permulaan, biasanya ongkos yang dikeluarkan tinggi terutama biaya periklanan. Promosi yang dilakukan memang harus agfesif dan menitikberatkan pada merek penjual. Di samping itu distribusi barang tersebut masih terbatas dan laba yang diperoleh masih rendah

-          Tahap pertumbuhan (growth)

Dalam tahap pertumbuhan ini, penjualan dan laba akan meningkat dengan cepat. Karena permintaan sudah sangat meningkat dan masyarakat sudah mengenal barang bersangkutan, maka usaha promosi yang dilakukan oleh perusahaan tidak seagresif tahap sebelumnya. Di sini pesaing sudah mulai memasuki pasar sehingga persaingan menjadi lebih ketat. Cara lain yang dapat dilakukan untuk memperluas dan meningkatkan distribusinya adalah dengan menurunkan harga jualnya

-          Tahap kedewasaan (maturity)

Pada tahap kedewasaan ini kita dapat melihat bahwa penjualan masih meningkat dan pada tahap berikutnya tetap. Dalam tahap ini, laba produsen maupun laba pengecer mulai turun. Persaingan harga menjadi sangat tajam sehingga perusahaan perlu memperkenalkan produknya dengan model yang baru. Pada tahap kedewasaan ini, usaha periklanan biasanya mulai ditingkatkan lagi untuk menghadapi persaingan

-          Tahap kemunduran (decline)

Hampir semua jenis barang yang dihasilkan oleh perusahaan selalu mengalami kekunoan atau keusangan dan harus di ganti dengan barang yang baru. Dalam tahap ini, barang baru harus sudah dipasarkan untuk menggantikan barang lama yang sudah kuno. Meskipun jumlah pesaing sudah berkurang tetapi pengawasan biaya menjadi sangat penting karena permintaan sudah jauh menurun.Apabila barang yang lama tidak segera ditinggalkan tanpa mengganti dengan barang baru, maka perusahaan hanya dapat beroperasi pada pasar tertentu yang sangat terbatas' Altematif-alternatif yang dapat dilakukan oleh manajemen pada saat penjualan menurun antara lain:

a.       Memperbarui barang (dalam arti fungsinya)

b.      Meninjau kembali dan memperbaiki progrcm pemasaran serta program produksiny a agar lebih efisien

c.       Menghilangkan ukuran, warna, dan model yang kurang baik

d.      Menghilangkan sebagian jenis barang untuk mencapai laba optimum pada barang yang sudah ada

e.       Meninggalkan sama sekali barang tersebut

7.     Model Prediksi Siklus Hidup

Ada 6 tahap siklus hidup proyek yaitu: Model Water Fall, System Engineering, Over Lapping Phases, prototyping, joint aplication development, dan herative life cycle.

Berikut penjelasan secara detailnya:

1.      Model Water Fall

-          System / Information Engineering and Modeling; Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software.

-          Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak / Software Requirements Analysis; Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software.

-          Design; Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding dimulai.

-          Coding; Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding.

-          Testing / Verification; Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan.

-          Maintenance; Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu.

2.      System Engineering

Tahapannya dengan menggunakan OMT (Object Modelling Technique)

-          Model Objek.

-          Model Dinamis.

-          Model Fungsional.

3.      Over Lapping Phases

-          Komunikasi pelanggan ,yaitu tugas-tugas untuk membangun komunikasi antara pelanggan dan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan oleh pelanggan.

-          Perencanaan ,yaitu tugas-tugas untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yg berhubungan.

-          Analisis Resiko ,yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menaksir resiko manajemen dan teknis.

-          Perekayasaan ,yaitu tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari aplikasi tersebut.

-          Konstruksi dan peluncuran,yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang , dan memberi pelayanan kepada pemakai.

-          Evaluasi Pelanggan ,yaitu tugas-tugas untuk mendapatkan umpan balik dari pelanggan.

4.      Prototyping

-          Pengumpulan kebutuhan; Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat.

-          Membangun prototyping; Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output).

-          Evaluasi protoptyping; Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginan pelanggan.

-          Mengkodekan sistem; Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai.

-          Menguji sistem; Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan.

-          Evaluasi Sistem; Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan.

-          Menggunakan sistem; Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan.

5.      Joint Aplication Development

-          Bussiness Modelling; Tahap ini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan informasi.

-          Data Modelling; Tahap aliran informasi yang sudah didefinisikan, disusun menjadi sekumpulan objek data.

-          Process Modelling; Tahap dimana objek data yang sudah didefinisikan diubah menjadi aliran informasi yang diperlukan untukmenjalankan fungsi-fungsi bisnis.

-          Application Generation; Tahap dimana menggunakan component program yang sudah ada atau membuat component yang bisa digunakan lagi.

-          Testing and Turnover; Tahap pengujian sistem.

6.      Herative Life Cycle

-          Perencanaan (Planning); Tujuan dari tahap perencanaan adalah untuk meng-hasilkan rencana kerja (work plan) formal untuk pengembangan sistem

-          Pendefinisian Knowledge (Knowledge Definition); Tujuan tahap ini adalah mendefiniskan kebutuhan knowledge dari sistem

-          Perancangan Knowledge (Knowledge Design); Tujuan tahap ini adalah menghasilkan rancangan rinci untuk sistem

-          Koding dan pengujian (Code and Checkout); Tahap ini menandakan dimulainya pemrograman

-          Verifikasi Knowledge (Knowledge Verification); Tahap ini bertujuan untuk menentukan ketepatan, kelengkapan, dan konsistensi sistem

-          Evaluasi sistem (System Evaluation); Tahap ini merupakan tahap akhir dari siklus dan bertujuan untuk menyimpulkan apa yang dipelajari dari rekomendasi untuk perbaikan dan peningkatan.

8.     Konteks dari proyek IT

Sebuah fenomena yang unik telah terjadi dalam bidang teknologi informasi. Fenomena ini dapat dilihat pada seluruh aktivitas yang terdapat didalamnya. Hampir seluruh aktivitas yang terkait dengan kegiatan perencanaan, pengembangan dan penerapan teknologi informasi dilakukan melalui aktivitas berbasis proyek. Hal ini tentunya sangat berbeda dengan menyelesaikan sebuah pekerjaan yang bersifat rutin, dimana dalam menyelesaikan aktivitas berorientasi proyek, waktu pelaksanaan kegiatan, sasaran yang ingin dicapai, out put yang akan dihasilkan, pihak-pihak yang terlibat, besarnya anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan ditetapkan dengan jelas

            Fenomena diatas mengindikasikan bahwa seseorang yang ingin berhasil dalam meniti karir di dunia IT, harus memiliki kemampuan yang baik dalam bidang manajemen proyek teknologi informasi. Selain diterapkan dalam bidang konstruksi, ilmu manajemen proyek juga tidak kalah pentingnya untuk diterapkan dalam bidang IT. Nilai proyek IT yang cukup besar menyebabkan penanganan proyek-proyek IT harus direncanakan secara matang. Tidak jarang banyak proyek IT yang mengalami kegagalan dalam pencapaian tujuan, jadwal maupun batasan biaya yang telah ditetapkan diawal

9.     Fungsi kerja manajemen proyek

Manfaat manajemen proyek dilihat dari segi bidang-bidang tertentu yaitu:

-          Planning to Do ( Perencanaan Selanjutnya). Berfungsi sebagai memberikan gambaran hubungan ketergantungan dan pekerjaan, mengindetifikasi jalur kritis, merencanakan sumber daya, dan mengindentifikasi adanya select

-          Pengendalian. Berfungsi memberikan dasar-dasar gambaran patokan dalam pengendalian proyek

-          Lingkup kerja dan masalah yang dihadapi. Berfungsi memberikan dorongan nyata demi terciptanya komunikasi anatar pemimpin proyek dan pelaksana proyek dilapangan , supaya sukses dan mendapatkan hasil yang memuaskan

Menurut H.Kerzener bahwa siklus proyek adalah kegiatan dari awal kemudian bertambah macam dan intensitasnya sampai puncak , ke bawah dan ke atas. Masing-masing memiliki tahap khusus yang kompleksitas , ukuran dan jadwal yang ditentukan atau diperlukan kompleksitas proyek tergantung pada:

a.       Jumlah ragam macam kegiatan

b.      Macam dan jumlah kegiatan didalam suatu proyek dan luar

Supaya proyek cepat berhasil ada hal yang penting diperhatikan yaitu:

-          Konsepsional proyek

-          Definisi proyek

-          Penyusunan organisasi

-          Pelaksanaan proyek

-          Penyelesaian proyek

Setiap akhir pengkajian dan keputusan apakah proyek tersebut dapat dilaksanakan ke tahap berikutnya. Hasil dari setiap tahap terdahulu merupakan masukan utama bagi tahap berikutnya

10.                         Keahlian yang disarankan bagi manajer proyek

Seorang manajer proyek harus memiliki keterampilan yang luas hardskill maupun softskillnya keahlian yang disarankan yaitu :

-          Keterampilan berkomunikasi yang baik dan tegas

-          Keahlian dalam berorganisasi sehingga dapat membuat rencana dan menganalisis masalah

-          Keterampilan team-building untuk memotivasi dan bekerja sama pada tim proyeknya

-          Keterampilan teknologi

-          Keterampilan penyesuaian diri yaitu fleksibel, kreatif, sabar serta pantang menyerah

-          Keterampilan kepemimpinan agar memberikan visi yang besar untuk tujuan proyek tersebut

11.                         Karakteristik dari manajer proyek yang efektif dan tidak efektif

Effective project manager:

·         Visioner

·         Kompeten

·         Motivator yang baik

·         Mendukung anggota tim

·         Membuat ide–ide baru

Ineffective project manager:

·         Minder

·         Motivator yang buruk

·         Tidak Kompeten

·         Komunikator yang buruk

SUMBER:
1. http://perbendaharaan.wordpress.com/2008/12/18/definisi-dan-tujuan-manajemen-proyek-teknologi-informasi/
2. http://mystroberi.blogspot.com/2010/10/pengenalan-manajemen-proyek-ti.html

·          

Link Presentasinya bisa dilihat di :https://youtu.be/Okou8t_ikco